DMS (Documentale)

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Cos'è un DMS? Il sistema per gestire e archiviare i documenti aziendali in digitale. Scopri come eliminare la carta e finanziarti con il Bando Digitalizzazione.

Definizione Tecnica

Un DMS (Document Management System) è un software progettato per gestire, archiviare e tracciare documenti digitali e immagini di documenti cartacei acquisiti tramite scansione, centralizzando l'intero patrimonio informativo aziendale in un unico ambiente sicuro.

Approfondimento Strategico

Il DMS (Documentale) è lo strumento fondamentale per la transizione verso l'ufficio "paperless". Non si limita alla semplice memorizzazione di file, ma permette di organizzare i documenti tramite metadati, facilitando ricerche istantanee e garantendo che ogni versione di un file sia tracciata e aggiornata. Grazie a un sistema documentale evoluto, l'azienda può gestire flussi di approvazione (workflow) complessi in modo totalmente digitale.

Per le PMI, l'adozione di un DMS significa aumentare drasticamente la produttività: si riducono i tempi di ricerca delle fatture, dei contratti o dei documenti tecnici, e si migliora la collaborazione tra i reparti. Inoltre, i sistemi documentali moderni integrano protocolli di sicurezza avanzati per definire chi può visualizzare o modificare determinati file, proteggendo la riservatezza delle informazioni sensibili.

Funzionalità e Vantaggi principali

Workflow Digitali: Automazione dei processi di approvazione, come la firma di un contratto o il visto su una fattura d'acquisto.
Ricerca Intelligente: Recupero immediato dei documenti tramite parole chiave, date o tipologie, eliminando il caos delle cartelle condivise.
Sicurezza e Controllo: Gestione dei permessi granulare e backup automatici per prevenire la perdita accidentale di dati.

L'acquisto di licenze software per Sistemi DMS, specialmente se erogati in modalità Cloud SaaS, rientra tra le spese ammissibili previste dal Bando Digitale. Grazie ai voucher del MIMIT, le imprese possono digitalizzare i propri archivi e ottimizzare i flussi di lavoro amministrativi e tecnici con un abbattimento significativo dei costi di investimento.